La salle polyvalente

Les locaux pouvant être mis à disposition se composent :

• d’une salle d’activités d’environ 233 m² ainsi que d’une terrasse couverte avec vue sur le lac,
• d’un local traiteur comportant plaques, four, réfrigérateurs, lave-vaisselle, lave main, congélateur, etc.
• d’un bar ouvrant sur la salle, avec réfrigérateur,
• d’un vestiaire et de sanitaires,
• d’un local de rangement du mobilier.

L’inventaire du matériel affecté à la salle est affiché dans le local de rangement.

La salle d’activités peut accueillir réglementairement 280 personnes (200 personnes assises).

Le locataire ne devra en aucun cas dépasser ce nombre de participants.

Il est strictement interdit de fumer dans la salle d’activités.

Les produits hygiéniques notamment papier WC, savon, sacs poubelles, etc.. sont à la charge du locataire. Celui-ci assurera le tri sélectif des ordures ménagères notamment verre, emballages, journaux.

Les déchets seront évacués par le locataire sous sa responsabilité aux emplacements suivants :

• déchets triés : conteneurs situés sur le parking de la piscine,
• déchets divers : conteneurs implantés à proximité de la mairie.

Le lavage des sols ainsi que le nettoyage des sanitaires de la salle d’activités seront obligatoirement assurés par une entreprise de nettoyage mandatée par la commune et à charge du locataire (tarif mentionné au contrat de location).

Toutefois et avant l’intervention de l’entreprise mandatée, le locataire doit effectuer :

• le balayage de l’ensemble des locaux loués ainsi que la mise en propreté de l’extérieur (ramassage des mégots, papiers,… aux abords),
• le nettoyage intérieur/extérieur des réfrigérateurs, plaques/four et lave-vaisselle ainsi que la mise en propreté des plans de travail, éviers, étagères, etc.
• le nettoyage et le rangement du mobilier dans le local affecté.

Il est formellement interdit :

• de faire un barbecue ou une cuisson extérieure en dehors de la zone prévue à cet effet située à l’arrière de la salle côté local traiteur,
• d’utiliser des bombes serpentin, des confettis,
• d’accrocher ou de fixer quoi que ce soit sur l’ossature, les sols ou les parois (pointes, punaises, scotch, etc.) ainsi que sur les pavés et enrobés extérieurs (notamment pieux pour fixation de barnum, chapiteaux, …)
• de modifier les installations électriques, branchement d’eau, chauffe eau, etc.

L’apport de tout ustensile ou matériel fonctionnant au gaz est interdit dans l’enceinte de la salle.

Toutes dégradations, bris, objets manquants seront signalés à la remise des clés. Le locataire aura à sa charge les frais de remise en état ou de remplacement.

Aucun stationnement, sauf le véhicule dédié au local traiteur, n’est autorisé en dehors du parking identifié sur le devant de la salle.

La salle d’activités bien qu’isolée, est située dans une zone habitée. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, le locataire s’engage à ce que tous les participants quittent la salle le plus silencieusement possible. En particulier l’usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé (tant à l’arrivée qu’au départ). Il veillera également à ce que les règles de stationnement soient respectées. Les feux d’artifice sont interdits.

Les tarifs de l’utilisation de la salle d’activités sont déterminés par délibération du Conseil Municipal et disponibles à la Mairie.

Consommation électrique : un relevé contradictoire du compteur d’énergie sera effectué lors de la remise et de la restitution des clés afin de calculer l’énergie consommée dont le montant sera facturé au locataire (tarif mentionné au contrat de location).

Pour chaque mise à disposition, un chèque de caution au nom du locataire (montant fixé par délibération du Conseil Municipal) libellé à l’ordre du Trésor Public est à remettre au moment de la signature du contrat de location. Après état des lieux, vérification du bon respect du présent règlement et paiement de la facture, celui-ci sera retourné. Dans le cas contraire, il servira en tout ou partie à la remise en état ou remplacement éventuels. En outre et si nécessaire, un dédommagement supplémentaire pourrait être réclamé. Un état des lieux contradictoire sera réalisé avant et après l’utilisation lors de la remise des clés.

Le locataire devra obligatoirement fournir une attestation d’assurance « d’extension de garantie responsabilité civile » couvrant le risque locatif, dégât des eaux, vols ou dégradations, accidents et incendies pouvant causer des dommages corporels ou matériels à des tiers pour la durée de la manifestation. Tout professionnel devra posséder une assurance de responsabilité civile professionnelle ou d’exploitation. Ces attestations seront à produire au plus tard lors de la remise des clés. Ces attestations devront être établies au nom du titulaire du contrat de location et mentionner la période au cours de laquelle les clés seront en possession du locataire.

Il est fortement recommandé d’envoyer l’attestation d’assurance en mairie deux semaines avant la manifestation. Faute d’attestation conforme ou défaut de production de celle-ci, le contrat n’étant pas respecté, la location devient caduque et les clés ne seront pas remises.

La non présentation de l’attestation d’assurance conforme sera considérée comme un désistement et dans ce cas l’article 13 du présent règlement sera appliqué (encaissement des arrhes par la commune).

La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration d’objets, matériels ou denrées apportés par le locataire et le professionnel et qui se trouvent dans l’enceinte de la salle, vestiaire compris, ou à l’extérieur.

Pour chaque manifestation, le locataire devra respecter les consignes de sécurité et d’hygiène, prévoir le service d’ordre à l’intérieur des locaux ainsi qu’aux abords et veiller à la bonne utilisation des parkings.

Les deux armoires électriques seront maintenues fermées à clef.

Pour chaque mise à disposition, un chèque d’arrhes au nom du locataire libellé à l’ordre du Trésor Public est à remettre au moment de la signature du contrat de location. Le montant des arrhes s’élève à 20 % du prix de la location de la salle et éventuellement du local traiteur.

Si le locataire était amené à annuler une réservation, il devra en prévenir la Mairie, par écrit,  dès que possible.

En cas de résiliation du contrat ou désistement, quel qu’en soit le motif, le chèque d’arrhes sera encaissé par la Commune.

Un accès Internet, avec connexion possible par l’intermédiaire du hot post wifi, est mis à disposition gracieusement par la Commune de Saint-Etienne-Cantalès.

Le locataire fera son affaire en ce qui concerne les autorisations ou déclarations nécessaires à l’ouverture d’une buvette ainsi qu’à la programmation d’œuvres musicales, emploi de salarié, etc. Il aura à sa charge les taxes et impôts liés aux manifestations ou spectacles.

En cas d’activités de restauration et/ou spectacles, le locataire devra compléter, signer et envoyer, deux semaines avant la manifestation, le formulaire « déclaration en mairie des activités de restauration et spectacles » disponible au secrétariat de Mairie.

Le locataire s’engage à respecter et à faire respecter le présent règlement et les modalités contenues dans le contrat de location.